Cómo llevar la contabilidad en una empresa pequeña

Llevar una buena contabilidad no es solo una obligación legal para las pequeñas empresas, sino también una herramienta imprescindible para la toma de decisiones. Controlar los ingresos y gastos, registrar los movimientos contables y disponer de una visión clara del estado financiero es esencial para garantizar la viabilidad y el crecimiento de cualquier negocio. Sin embargo, muchas pymes enfrentan dificultades para gestionar su contabilidad de forma eficaz, ya sea por desconocimiento, falta de recursos o herramientas adecuadas.

Este artículo reúne todo lo que una pequeña empresa necesita saber para llevar su contabilidad correctamente, desde las obligaciones legales en España hasta las soluciones tecnológicas que facilitan este proceso.

¿Qué obligaciones contables tiene una pyme en España?

En España, las pequeñas empresas están obligadas a seguir una serie de normas contables que varían en función de su forma jurídica y volumen de facturación. Las obligaciones más comunes para una pyme incluyen:

• Llevar una contabilidad ajustada al Código de Comercio y al Plan General de Contabilidad
• Registrar cronológicamente todas las operaciones económicas realizadas
• Elaborar y presentar libros contables obligatorios, como el libro diario y el libro de inventario y cuentas anuales
• Depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil, si se trata de una sociedad mercantil
• Presentar declaraciones fiscales periódicas, como el IVA, IRPF o Impuesto de Sociedades

Ignorar estas obligaciones puede derivar en sanciones económicas o problemas fiscales que comprometan la actividad de la empresa. Por ello, es vital mantener actualizada toda la documentación contable.

Libros y registros básicos en la contabilidad de pequeñas empresas

Una pyme debe llevar un conjunto mínimo de libros contables que reflejen su actividad económica y financiera. Los más importantes son:

• Libro Diario, donde se registran día a día todas las operaciones contables de la empresa
• Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, que recoge el balance inicial, los balances de comprobación trimestrales y las cuentas anuales
• Libro Mayor, que, aunque no obligatorio, permite un control más detallado de cada cuenta contable

En el caso de los autónomos en estimación directa simplificada, se sustituyen por registros de ventas e ingresos, compras y gastos, bienes de inversión y provisiones. Una contabilidad bien estructurada facilita la toma de decisiones y reduce errores.

Herramientas y software para llevar la contabilidad fácilmente

La digitalización ha puesto al alcance de cualquier pyme herramientas que permiten automatizar procesos y reducir errores contables. Una de las más eficaces es el uso de un ERP para pymes, que integra la contabilidad con otras áreas del negocio.

Una solución especialmente diseñada para este tipo de empresas es AHORA Express, un software de gestión que permite controlar la facturación, contabilidad, compras y ventas desde un mismo entorno.

Por otro lado, desde 2025 será obligatorio el uso de sistemas de facturación verificables en tiempo real. Para ello, conviene anticiparse e implementar un software adaptado a Verifactu, que garantice la trazabilidad de las operaciones y el cumplimiento legal.

Y si tu empresa ya ha superado una fase inicial y necesita una solución más escalable y robusta, la opción más adecuada es contratar un ERP para empresas como AHORA Enterprise, que permite controlar todos los procesos internos con un enfoque global.

¿Externalizar o llevar la contabilidad internamente?

Una de las decisiones clave que debe tomar una pyme es si prefiere gestionar la contabilidad de forma interna o delegarla a una asesoría externa. Ambas opciones tienen ventajas:

Beneficios de llevar la contabilidad internamente

• Mayor control de la información financiera
• Acceso inmediato a datos contables para la toma de decisiones
• Integración directa con otras áreas de la empresa a través del software

Beneficios de externalizar la contabilidad

• Ahorro de tiempo en tareas administrativas
• Reducción de errores por contar con asesoramiento especializado
• Cumplimiento normativo garantizado por profesionales actualizados

Muchas empresas optan por una fórmula mixta: automatizan la operativa diaria con un ERP y confían el cierre fiscal y contable a una gestoría.

Consejos para evitar errores contables comunes en pymes

Evitar errores contables recurrentes puede marcar la diferencia entre una gestión eficaz y un problema financiero o legal. Algunos consejos clave son:

• No mezclar cuentas personales y profesionales, especialmente en el caso de autónomos
• Registrar cada operación contable en el momento, sin retrasos
• Revisar y conciliar los saldos bancarios periódicamente
• Respaldar la documentación digital y mantenerla ordenada
• Actualizar el software de contabilidad y estar al día con la legislación

Además, comprender conceptos clave de tesorería mejora la planificación financiera. Un buen punto de partida es conocer cómo se calcula el flujo de caja libre, un indicador esencial para analizar la liquidez real del negocio.

Tecnología como aliada de la contabilidad empresarial

La contabilidad ya no puede entenderse como una actividad aislada. Es parte fundamental de la estrategia empresarial, y su digitalización contribuye directamente a la competitividad. Herramientas como un ERP para pymes, un software compatible con Verifactu o un ERP para empresas permiten:

• Cumplir con las obligaciones fiscales de forma automática
• Reducir errores administrativos
• Mejorar la toma de decisiones con información actualizada
• Integrar contabilidad, ventas, compras y tesorería en un único sistema

La tecnología desarrollada por AHORA, basada en Flexygo, permite adaptar cada solución a las necesidades concretas de cada empresa, sin renunciar a la escalabilidad ni al control.

Contar con este tipo de soluciones no solo garantiza el cumplimiento contable, sino que convierte la gestión financiera en una ventaja competitiva.

David Miralpeix

Socio fundador y CEO de AHORA

David Miralpeix es uno de los socios fundadores de AHORA. Lleva más de 33 años liderando el desarrollo de software para empresas de sectores tan dispares como Banca, Seguridad, Gabinetes jurídicos legales, Fabricación, Producción, Distribución, Servicios, Promoción, Calidad o Comercialización Inmobiliaria.