Qué es un SGC

Un sistema de gestión de calidad (SGC) es un conjunto estructurado de políticas, procesos y procedimientos que una organización implementa para asegurar que sus productos o servicios cumplan con los requisitos de calidad esperados. Su propósito no es solo cumplir con normas, sino garantizar la mejora continua en todas las áreas de la empresa, desde la producción hasta la atención al cliente.

El SGC actúa como una guía interna que orienta la actividad diaria hacia la eficiencia, la coherencia y la satisfacción del cliente. No se trata solo de pasar auditorías o conseguir certificados, sino de construir una cultura organizacional enfocada en hacer las cosas bien desde el principio, aprendiendo de los errores y anticipándose a los problemas.

Empresas de todos los tamaños adoptan sistemas de calidad porque les permite estandarizar procesos, reducir errores, aumentar la confianza del cliente y posicionarse mejor en el mercado. En sectores como industria, logística o mantenimiento, contar con un sistema sólido puede marcar la diferencia en la competitividad.

Principales normas y estándares en un sistema de gestión de calidad

Aunque cada empresa puede adaptar su sistema de calidad según su actividad, existen normas internacionales que actúan como referencia y garantía de buenas prácticas. La más reconocida es la ISO 9001, aplicable a cualquier organización, sin importar su tamaño o sector. Esta norma establece los principios básicos de un sistema de calidad, como el enfoque al cliente, la mejora continua, la gestión por procesos y la toma de decisiones basada en evidencias.

Además de la ISO 9001, existen otros estándares más específicos según el sector:

• ISO 14001 para gestión ambiental.
• ISO 45001 para seguridad y salud en el trabajo.
• ISO 22000 para seguridad alimentaria.
• ISO/IEC 27001 para seguridad de la información.

Contar con un SGC alineado con estos estándares no solo mejora los procesos internos, sino que también ofrece reconocimiento en el mercado y facilita licitaciones, auditorías de clientes o acceso a determinados sectores.

Ventajas de implementar un sistema de gestión de calidad en tu empresa

Las empresas que integran un SGC en su modelo de gestión experimentan beneficios tangibles en todos los niveles. Algunos de los más destacados son:

• Mejora de la eficiencia operativa: Al estandarizar procesos, se eliminan redundancias, se evitan errores repetitivos y se optimizan recursos. Esto reduce costes y tiempos de ejecución.
• Mayor satisfacción del cliente: Un sistema de calidad bien implantado permite detectar fallos antes de que lleguen al cliente, responder más rápido a incidencias y mantener un nivel de servicio constante.
• Cultura de mejora continua: El SGC fomenta la revisión permanente de lo que se hace y cómo se hace, buscando siempre nuevas formas de mejorar, innovar o prevenir errores.
• Ventaja competitiva y reputación: Tener un sistema de calidad certificado genera confianza tanto en clientes como en proveedores y entidades públicas. Es un argumento comercial de peso.
• Facilita la toma de decisiones basada en datos: Muchas organizaciones complementan su SGC con herramientas de business intelligence como AHORA Analytics, que permiten medir el rendimiento y tomar decisiones fundamentadas en KPIs reales.

Además, al integrar el sistema con soluciones especializadas como GMAO para el mantenimiento o SGA para la gestión de almacenes, el control de calidad se extiende a todos los procesos clave de la empresa.

Pasos para certificar tu sistema de gestión de calidad

Certificar un sistema de gestión de calidad no es simplemente presentar papeles ante una auditoría externa. Es un proceso que requiere compromiso, planificación y mejora continua. Estos son los pasos básicos que deben seguirse:

1. Diagnóstico inicial: evaluar la situación actual de la empresa en términos de procesos, documentación y cumplimiento de requisitos de calidad.
2. Diseño e implementación del SGC: documentar procesos, asignar responsabilidades, establecer indicadores y formar al personal.
3. Auditoría interna: revisar internamente si se cumplen los requisitos establecidos, detectar desviaciones y corregirlas antes de la certificación oficial.
4. Selección de entidad certificadora: contratar a una entidad acreditada para realizar la auditoría de certificación conforme a la norma ISO correspondiente.
5. Auditoría externa y obtención del certificado: si todo está conforme, se emite el certificado que acredita que la empresa cuenta con un sistema de calidad reconocido internacionalmente.
6. Seguimiento y recertificación: el sistema debe mantenerse y actualizarse. Normalmente, se realizan auditorías de seguimiento anuales y recertificación cada 3 años.

Es importante no ver la certificación como el final del proceso, sino como el inicio de una nueva etapa de mejora continua.

Cómo medir la efectividad de un sistema de gestión de calidad

Implantar un sistema de calidad no garantiza por sí solo los resultados. Para asegurar su utilidad real, es necesario medir constantemente su efectividad. Esto implica:

• Definir indicadores de desempeño (KPIs): por ejemplo, número de no conformidades, tiempos de respuesta ante incidencias, grado de cumplimiento de entregas, satisfacción del cliente, etc.
• Realizar auditorías internas periódicas: estas permiten evaluar si los procedimientos se están siguiendo correctamente y detectar áreas de mejora.
• Analizar resultados y aplicar acciones correctivas: si un proceso no alcanza los niveles esperados, es necesario actuar, rediseñar y volver a medir.
• Escuchar al cliente: su percepción es un termómetro directo de la calidad. Encuestas, NPS o reclamaciones también forman parte del sistema.
• Usar herramientas de análisis: plataformas como AHORA Analytics permiten visualizar en tiempo real el desempeño de los procesos y tomar decisiones informadas para seguir mejorando.

La clave está en no conformarse con cumplir, sino en buscar constantemente cómo hacerlo mejor. Medir bien es gestionar bien.

Conclusión

Un sistema de gestión de calidad es mucho más que una certificación: es una forma de pensar y trabajar. Las empresas que lo implantan de forma comprometida consiguen procesos más eficientes, clientes más satisfechos y equipos más alineados.

Con herramientas como Bruno GMAO, SGA o soluciones de análisis como AHORA Analytics, no solo es posible implementar un SGC sólido, sino mantenerlo actualizado, conectado y con una visión clara de su impacto en el negocio.

La calidad no es un destino, es un camino. Y ese camino empieza con una decisión estratégica.

David Miralpeix

Socio fundador y CEO de AHORA

David Miralpeix es uno de los socios fundadores de AHORA. Lleva más de 33 años liderando el desarrollo de software para empresas de sectores tan dispares como Banca, Seguridad, Gabinetes jurídicos legales, Fabricación, Producción, Distribución, Servicios, Promoción, Calidad o Comercialización Inmobiliaria.