Solución para cumplir con la nueva directiva europea, en minutos y al mejor precio

Con la entrada en vigor de la Directiva (UE) 20129/1937 y la Ley 2/2023, se establece una nueva obligación para las empresas: Todas las organizaciones con más de 50 empleados deben contar con un Canal de Denuncias que proporcione a los empleados y otras partes interesadas un medio seguro y confidencial para informar sobre posibles irregularidades, fraudes, abusos o cualquier comportamiento contrario a la ética en el ámbito laboral.

El Canal de Denuncias deberá estar implementado antes del 1 de diciembre de 2023 para evitar sanciones de hasta 1.000.000 de Euros.

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Evita Sanciones

Cumple con la Ley 2/2023, que obliga a empresas con más de 50 empleados a implantar un Canal de Denuncias. Evitarás multas que podrían afectar tus operaciones y reputación.

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¿Qué es un canal de denuncias?

Un canal de denuncias interno, o canal de información, consiste en un sistema de alertas. Este avisa a la unidad responsable de cumplimiento normativo sobre presuntas malas prácticas en la gestión de una empresa u organización. El objetivo es identificar dichas presuntas malas prácticas que puedan suponer un riesgo para la corporación y poder así combatirlas. En dicho canal, los denunciantes transmiten la información a través de un sistema seguro que debe evitar filtraciones que dañen la reputación de la empresa.

La prioridad de estos canales es proteger a las personas que denuncian, en especial, a las que trabajan en la organización o están relacionadas con esta. La herramienta tiene que permitir realizar el aviso de forma completamente confidencial y, en su caso, anónima, si el informante (denunciante) así lo desea.

Algunas de las situaciones que se podrían denunciar por esta vía son:

• Posibles conductas y comportamientos considerados ilegales con el desempeño del trabajo
• Presunta gestión lucrativa de recursos de la empresa
• Situaciones de discriminación o abuso sexual
• Prácticas de corrupción, robos, fraudes, etc.

Normativa del Canal de Denuncias

La normativa que rige el funcionamiento del canal de denuncias se encuentra establecida en la Ley 2/2023, la cual regula la protección de las personas que informan sobre infracciones normativas y la lucha contra la corrupción.

Esta ley fue aprobada el 16 de febrero de 2023 y transpone la Directiva 2019/1937 de la Unión Europea. Su propósito principal es salvaguardar a aquellos individuos que, en el ámbito laboral o profesional, identifiquen acciones u omisiones que puedan constituir infracciones penales o administrativas graves y muy graves, permitiéndoles comunicar dichas situaciones a través de los mecanismos establecidos en la normativa. Además, la ley exige la designación de un directivo responsable del sistema de gestión, y establece que la responsabilidad legal recae en el órgano de gobierno.

Relación con otras leyes

Esta legislación está vinculada a la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo. Esta ley considera como infracción grave (artículo 52.1 s)) la falta de un canal interno que cumpla con los requisitos establecidos.

Asimismo, en conexión con la con la Ley de Privacidad y el Código Penal, se podría calificar como infracción muy grave si el canal experimenta una brecha de seguridad que exponga datos personales, no cuenta con un sistema interno de información, se toman represalias contra los informantes o se difunde información falsa de manera consciente. Las sanciones asociadas podrían alcanzar hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual de la organización.

Además de estas sanciones, la ausencia de un Canal de Denuncias en casos de corrupción puede derivar en responsabilidad penal para la empresa si no se toman las precauciones necesarias. Por lo tanto, contar con un canal de denuncias se considera uno de los seis factores atenuantes o eximentes contemplados en el Código Penal español.

Requisitos del canal de denuncias

Además de ser eficaz, seguro y garantizar la transparencia en su funcionamiento, el Canal de Denuncias debe cumplir cinco requisitos fundamentales:

• Asegurar el anonimato del informante y garantizar la confidencialidad de sus datos.
• Contar con una persona responsable de la gestión del mismo.
• Enviar el acuse de recibo al informante (denunciante) en un plazo máximo de siete días naturales desde la recepción de la denuncia.
• Responder a la denuncia en un plazo máximo de tres meses a partir del acuse de recibo o del vencimiento del plazo de siete días después de hacerse la denuncia, a menos que la complejidad del caso requiera una extensión del plazo, que en ese caso puede ser de hasta tres meses adicionales.
• Permitir el acceso externo desde fuera de la propia red corporativa, brindando la posibilidad de uso a cualquier persona interesada en la empresa, no limitándolo solo a los trabajadores internos. Se recomienda ampliar esta cobertura una vez que se han consolidado y verificado los cuatro puntos anteriores.

Obligatoriedad del Canal de Denuncias en España

Están obligados a contar con un canal de denuncias:

• Personas físicas o jurídicas del sector privado con 50 o más trabajadores.
• Empresas y organismos públicos con más de 250 empleados y entes locales que prestan servicios a más de 10.000 ciudadanos.
• Personas jurídicas del sector privado sujetas a la normativa de la Unión Europea en materia de servicios, productos y mercados financieros, prevención del blanqueo de capitales o financiación del terrorismo, seguridad del transporte y protección del medio ambiente, independientemente del número de trabajadores.
• Empresas con un plan de Compliance, sin importar el número de empleados.
• Partidos políticos, sindicatos, patronales y fundaciones creadas por ellos, siempre que reciban o gestionen fondos públicos.

En el caso de un grupo de empresas, según el artículo 42 del Código de Comercio, la sociedad dominante debe aprobar una política general relacionada con el sistema interno de información mencionado en el artículo 7 y la protección del informante.

Además, debe garantizar la aplicación de estos principios en todas las entidades del grupo, sin perjuicio de la autonomía de cada sociedad.

Todas las entidades del sector público también están obligadas a contar con un sistema interno de información según lo estipulado en esta ley.

Multas y sanciones

La Ley 2/2023, de 20 de febrero, establece sanciones que varían según la gravedad de la infracción y distingue entre personas físicas y jurídicas. Para personas jurídicas, las sanciones son las siguientes:
Leves: hasta 100.000 EUR, por remitir información de forma incompleta de manera deliberada, no colaborar en la investigación o no cumplir con el plazo establecido.
Graves: entre 100.001 EUR y 600.000 EUR, por incumplir la obligación de garantizar la confidencialidad y secreto de las informaciones.
Muy graves: entre 600.001 EUR y 1.000.000 EUR, por incumplir la obligación de disponer de un sistema interno de información en los términos exigidos en la ley, por comunicar o revelar públicamente información falsa, por vulnerar garantías de confidencialidad y anonimato, por tomar represalias contra informantes o por infringir el deber de mantener el secreto sobre información relevante.

En casos de infracciones muy graves, la Autoridad Independiente de Protección al Informante puede aplicar sanciones adicionales como amonestación pública, prohibición de obtener subvenciones o beneficios fiscales durante un plazo hasta cuatro años, o prohibición de contratar con el sector público durante un máximo de tres años.

Fechas a tener en cuenta en la implementación

Es esencial tener en cuenta las siguientes fechas para organizar la implementación y evitar sanciones:

• 13 de marzo de 2023: entrada en vigor de la nueva ley que obliga a empresas con 50 o más empleados a contar con esta herramienta.
• 13 de junio de 2023: finalización del periodo de adaptación para grandes empresas; se inicia la vigilancia del cumplimiento.
• 1 de diciembre de 2023: finalización del periodo de adaptación para medianas empresas (de 50 o más a 249 trabajadores).