Qué es la trazabilidad logística

La trazabilidad logística es la capacidad de seguir el rastro de un producto a lo largo de toda la cadena de suministro, desde su origen hasta su destino final. Este seguimiento puede incluir información sobre su ubicación, estado, tiempos de tránsito, manipulaciones y condiciones de almacenamiento.

En la práctica, permite a las empresas saber dónde se encuentra cada unidad de mercancía en todo momento, quién ha intervenido en su manipulación y si se han producido incidencias durante el proceso logístico. Esto resulta clave para garantizar entregas a tiempo, gestionar devoluciones con agilidad y cumplir con normativas de calidad o seguridad.

Hoy en día, la trazabilidad no es solo una ventaja operativa, sino una exigencia del mercado. Los consumidores quieren transparencia, los socios comerciales demandan fiabilidad, y las normativas cada vez son más estrictas en sectores como la alimentación, la farmacéutica o la distribución.

Una buena trazabilidad mejora la gestión logística, permite tomar decisiones más rápidas y certeras y reduce los costes derivados de errores o pérdidas en la cadena.

Tipos de trazabilidad logística que existen

La trazabilidad logística puede aplicarse desde distintas perspectivas, en función del tipo de seguimiento y de dónde se sitúe dentro del proceso de la cadena de suministro. Existen tres tipos principales:

• Trazabilidad hacia atrás (o retrospectiva): Permite identificar el origen del producto: materias primas, proveedores, lote de fabricación, etc. Es clave para detectar el foco de un problema y actuar con rapidez en caso de incidencias o alertas.
• Trazabilidad interna (o de procesos): Se refiere al seguimiento dentro de las instalaciones propias de la empresa: movimientos entre almacenes, controles de calidad, reetiquetados o manipulaciones intermedias. Garantiza un control detallado y preciso de cada fase operativa.
• Trazabilidad hacia adelante (o prospectiva): Hace seguimiento del producto una vez sale del almacén hasta llegar al cliente final. Incluye el control en el transporte, la entrega y el registro de quién y cuándo ha recibido la mercancía.

Cada uno de estos tipos ofrece un valor distinto, pero todos son complementarios y necesarios para mantener una cadena de suministro eficiente y segura.

Cómo implementar un sistema de trazabilidad eficaz

Adoptar un sistema de trazabilidad logística efectivo requiere planificación, tecnología y una operativa bien definida. Estos son los pasos clave para su implementación:

1. Analiza tu proceso logístico actual: Antes de introducir un sistema de trazabilidad, es fundamental entender cómo fluye actualmente la información y el producto. Identifica los puntos críticos, los momentos de mayor riesgo o pérdida de control y las áreas que más errores generan.
2. Define qué información necesitas rastrear: No todo requiere el mismo nivel de detalle. ¿Quieres saber solo en qué almacén está el producto o también en qué estantería? ¿Te interesa saber quién manipuló un lote o solo su fecha de entrada? Cuanto más claro tengas tus objetivos, mejor podrás configurar tu sistema.
3. Utiliza un sistema de gestión de almacén (SGA): Herramientas de gestión de almacén como AHORA SGA permiten controlar con precisión cada movimiento de los productos en el almacén: entradas, salidas, reubicaciones, caducidades o incidencias. Además, se integra fácilmente con ERP y dispositivos móviles para lograr trazabilidad total.
4. Etiqueta y codifica correctamente la mercancía: Es necesario que los productos tengan identificadores únicos mediante códigos de barras, QR o RFID. Esto facilita el seguimiento automatizado y reduce los errores de lectura o registro.
5. Integra el sistema con tus herramientas de gestión
6. Contar con soluciones conectadas, como un ERP empresarial, te permite que toda la información fluya entre departamentos: desde compras hasta logística, pasando por producción, ventas o atención al cliente.
7. Forma al equipo y estandariza procesos: La tecnología por sí sola no garantiza una trazabilidad eficiente. Los empleados deben entender el sistema, seguir los procedimientos establecidos y registrar correctamente cada acción.
8. Monitoriza y mejora continuamente: Una vez implantado el sistema, analiza los datos, detecta cuellos de botella y ajusta procesos. La trazabilidad no es un proyecto cerrado, sino una herramienta de mejora continua.

Errores comunes en la trazabilidad y cómo evitarlos

A pesar de su importancia, muchas empresas cometen errores que afectan negativamente al control de su trazabilidad. Estos son algunos de los más frecuentes:

• No tener claro qué se necesita rastrear: Sin objetivos bien definidos, se corre el riesgo de recopilar datos inútiles o, peor aún, pasar por alto información clave.
• Registrar datos de forma manual: Cuando la trazabilidad depende de apuntes en papel o registros no sincronizados, los errores están garantizados. La automatización es clave.
• Falta de integración entre sistemas: Si el sistema de trazabilidad no está conectado con el ERP, el SGA o las plataformas de transporte, se pierde visibilidad y se duplican esfuerzos.
• Subestimar el papel del equipo humano: Un sistema potente mal utilizado pierde todo su valor. La formación del personal y la supervisión del cumplimiento de los procedimientos son igual de importantes que la tecnología.
• No auditar ni revisar los procesos: La trazabilidad no debe darse por sentada. Es fundamental revisarla periódicamente para asegurar que sigue siendo efectiva y adaptarla a cambios en la operativa o en la normativa.

Evitar estos errores es fundamental para garantizar una trazabilidad fiable, que aporte valor a la empresa y confianza al cliente.

La trazabilidad como ventaja competitiva en el entorno actual

Más allá del cumplimiento normativo o del control interno, una trazabilidad bien implementada se convierte en una ventaja competitiva real. En sectores donde la rapidez, la fiabilidad y la transparencia son diferenciales clave —como la distribución, la alimentación o la industria—, ser capaz de ofrecer información precisa y en tiempo real sobre el estado de cada producto refuerza la confianza del cliente, facilita auditorías externas y mejora la reputación de la marca. Además, permite responder con agilidad ante imprevistos, como devoluciones, incidencias logísticas o retiradas de productos, minimizando el impacto económico y operativo. En un contexto donde cada detalle cuenta, invertir en trazabilidad no es solo una cuestión de eficiencia, sino de posicionamiento estratégico.

David Miralpeix

Socio fundador y CEO de AHORA

David Miralpeix es uno de los socios fundadores de AHORA. Lleva más de 33 años liderando el desarrollo de software para empresas de sectores tan dispares como Banca, Seguridad, Gabinetes jurídicos legales, Fabricación, Producción, Distribución, Servicios, Promoción, Calidad o Comercialización Inmobiliaria.