Cómo hacer inventario de almacén

Un inventario de almacén es el proceso mediante el cual se registran, organizan y controlan las existencias físicas disponibles en una empresa. Incluye materias primas, productos terminados, materiales auxiliares o repuestos, y su función es asegurar que el stock se gestione de manera eficiente y alineada con la demanda del negocio.

Tener un control preciso del inventario no solo permite saber cuánta mercancía hay disponible, sino también prever necesidades de reposición, reducir costes logísticos, evitar roturas de stock y mejorar la atención al cliente. En otras palabras, el inventario es un punto de conexión clave entre compras, ventas y logística.

Cuando el inventario está mal gestionado, pueden producirse desajustes entre lo que figura en el sistema y lo que realmente hay en el almacén. Esto genera retrasos, pérdidas económicas y decisiones erróneas. Por eso, realizar inventarios con regularidad, apoyarse en procesos estandarizados y utilizar tecnología adecuada es fundamental para garantizar una gestión logística eficiente.

Tipos de inventarios que puedes realizar

No todos los inventarios se realizan de la misma forma ni con la misma frecuencia. Dependiendo de las necesidades del negocio y el tipo de producto, existen varios tipos de inventario:

• Inventario físico general: Es el más completo y se realiza contando todas las existencias del almacén en una fecha concreta. Se suele hacer una o dos veces al año, normalmente al cierre contable.
• Inventario cíclico: Se basa en contar por secciones o productos específicos en distintos momentos, de forma continua. Permite mantener el control sin necesidad de parar toda la operativa del almacén.
• Inventario permanente o perpetuo: Este tipo se actualiza automáticamente conforme se realizan entradas y salidas de productos. Para que sea fiable, debe ir ligado a un sistema digital y a una correcta operativa diaria.
• Inventario de seguridad: Es el nivel mínimo de stock que una empresa mantiene para evitar roturas ante imprevistos. No se trata de contar, sino de definir una cantidad que funcione como colchón logístico.
• Inventario en tránsito o consignación: Controla productos que aún no han llegado físicamente al almacén, pero ya han sido registrados, o que están en manos de distribuidores bajo acuerdos de consignación.

Cada tipo de inventario tiene un objetivo diferente, y en muchas empresas conviven varios formatos. Lo importante es adaptar la estrategia a la naturaleza del negocio y a la rotación del stock.

Pasos para hacer un inventario de almacén eficiente

Realizar un buen inventario requiere planificación, metodología y orden. Aquí tienes los pasos esenciales para que el proceso sea realmente útil y no una mera obligación administrativa:

• Planifica el momento y el alcance del inventario: Elige una fecha en la que el nivel de actividad del almacén permita trabajar con el menor número de interrupciones posible. Define si será total o parcial, y qué ubicaciones o productos se van a contar.
• Prepara el almacén: Antes de empezar, asegúrate de que el almacén esté ordenado y limpio. Agrupa los productos por categorías, revisa que estén correctamente etiquetados y actualiza las ubicaciones si es necesario.
• Asigna responsables y forma equipos: Designa a los responsables de cada zona o categoría. Asegúrate de que todos los participantes entienden el proceso, la herramienta que van a utilizar y los criterios de conteo.
• Utiliza herramientas de soporte: No dependas de hojas de papel o sistemas desconectados. Usa dispositivos móviles, escáneres de códigos de barras o software que permita capturar y validar datos en tiempo real. Con soluciones como un sistema de gestión de almacén (SGA) se pueden automatizar muchos pasos del proceso.
• Compara resultados y valida discrepancias: Una vez finalizado el conteo, compara los datos con el sistema actual. Si hay diferencias, investiga las causas antes de actualizar la información definitiva.
• Ajusta el inventario y documenta todo: Una vez verificado, actualiza los registros del sistema y genera informes que reflejen el resultado. Esto ayudará a tomar decisiones sobre compras, reubicación de stock o ajustes logísticos.
• Evalúa y mejora el proceso: Después de cada inventario, analiza qué ha funcionado bien y qué se puede mejorar. Esto incluye revisar el tiempo invertido, la calidad de los datos o los incidentes detectados durante el proceso.

Errores comunes al hacer inventarios y cómo evitarlos

Incluso las empresas con experiencia cometen errores al hacer inventario. Estos son algunos de los más habituales y cómo evitarlos:

• Falta de planificación: Hacer un inventario sin prepararlo genera caos. Elige bien el momento, define responsabilidades y asegura que todos entiendan el procedimiento.
• No tener el almacén ordenado: Un almacén desorganizado ralentiza el conteo y aumenta el riesgo de errores. Antes de comenzar, asegúrate de que cada producto esté donde debe estar.
• No usar tecnología adecuada: Hacer inventario con papel y boli en pleno siglo XXI es poco eficiente. Apóyate en soluciones digitales que reduzcan errores y aceleren el proceso.
• Desconexión con el sistema de gestión: Si el conteo no se sincroniza con el software de stock, los datos quedarán obsoletos rápidamente. Utiliza sistemas integrados que permitan actualizar inventario en tiempo real.
• Falta de trazabilidad de los errores: Cuando hay diferencias entre el conteo físico y el registro, es importante entender por qué. Si no documentas estos casos, repetirás los mismos fallos en el siguiente inventario.

Evitar estos errores no solo mejora la precisión del inventario, también aumenta la confianza en los datos, reduce las pérdidas y mejora la planificación logística.

Tecnologías que optimizan el inventario de almacén

La gestión moderna del almacén ya no se concibe sin el apoyo de herramientas tecnológicas. Gracias a ellas, los inventarios son más rápidos, más fiables y menos costosos. Algunas de las más destacadas son:

• Sistemas de gestión de almacén (SGA): Los softwares de gestión de almacén como AHORA SGA permiten gestionar en tiempo real la ubicación de cada producto, controlar las entradas y salidas, automatizar tareas y generar informes de stock precisos. Además, facilitan la trazabilidad de cada movimiento dentro del almacén.
• ERP integrados: Contar con un ERP como AHORA Enterprise permite conectar el inventario con otras áreas clave como compras, ventas o producción. Así, cada movimiento en el almacén impacta directamente en la gestión global de la empresa.
• Soluciones específicas para distribución: En empresas logísticas o de distribución, el control del inventario tiene implicaciones directas sobre la rentabilidad. Herramientas especializadas como el software de distribución ayudan a coordinar almacenes, rutas y puntos de entrega con mayor precisión y menos margen de error.
• Tecnologías móviles y escáneres: El uso de terminales móviles, lectores de códigos de barras o RFID acelera el conteo, reduce el error humano y permite registrar los datos directamente en el sistema.
• Visualización de datos y alertas: Los sistemas avanzados permiten visualizar indicadores clave como el stock mínimo, la rotación de productos o las diferencias detectadas en el inventario. Esto mejora la capacidad de reacción ante cualquier incidencia.

Implementar estas tecnologías no solo mejora los inventarios, sino toda la gestión logística, convirtiendo el almacén en una pieza clave del rendimiento global de la empresa.

David Miralpeix

Socio fundador y CEO de AHORA

David Miralpeix es uno de los socios fundadores de AHORA. Lleva más de 33 años liderando el desarrollo de software para empresas de sectores tan dispares como Banca, Seguridad, Gabinetes jurídicos legales, Fabricación, Producción, Distribución, Servicios, Promoción, Calidad o Comercialización Inmobiliaria.