Funcionalidades del ERP que mejoran la productividad en tu empresa

La principal razón de apostar por un ERP es mejorar la gestión de los procesos básicos de la empresa; restando ineficacias y mejorando la productividad de todos los departamentos o áreas de actividad en la empresa. En definitiva, un sistema ERP ayuda a una organización a compartir datos, información y conocimiento para reducir costes y mejorar la gestión de procesos de negocio. A día de hoy, no todas las empresas cuentan con la mejor solución de gestión. En este artículo queremos enseñarte cuáles son las funcionalidades del ERP que te ayudarán a mejorar la productividad en tu negocio. ¿Te quedas dos 2 minutos con nosotros?

Qué propiedades y funcionalidades del ERP deberías disfrutar en tu empresa

A la hora de definir el alcance funcional de tu software de gestión empresarial, lo principal es definir con seguridad tus necesidades actuales y futuras. De esta forma,  el equipo encargado de la implantación podrá definir unas funcionalidades que permitan maximizar los rendimientos de todas tus operaciones y procesos internos.

En muchos casos, la antigüedad del programa utilizado en la empresa, o la mala praxis durante la fase de análisis de necesidades, provoca que muchas compañías operen con soluciones ineficientes o limitadas. ¿Tu proveedor de software ERP está alineado con las necesidades de tu empresa? ¿Todavía no cuentas con recursos tecnológicos en las siguientes áreas? Quizás tu empresa necesite trabajar con un software o cambiar de ERP.

1. Contabilidad y finanzas: Una de las patas más importantes en nuestro ERP. Deberá incluir funcionalidades como:

• Generación de contabilidad automática desde gestión.
• Elaboración automática de libro de IVA e IGIC.
• Gestión de cobros y pagos.
• Conciliación bancaria.
• Generación de balances

2. Compras / ventas: Incluye todo lo relacionado con la actividad comercial de tu empresa: generación de ofertas, presupuestos, seguimiento de pedidos; envío de productos, gestión de leads y contactos (CRM)... Qué funcionalidades son fundamentales aquí:

• Gestión de proveedores.
• Circuito de compra: Pedido, Albarán, Factura.
• Gestión de tarifas de compra.
• Importación de tarifas de proveedores.
• Gestión de gastos mediante facturas de servicios.
• Gestión de clientes.
• Circuito de venta: oferta, pedido, albarán, factura.
• Gestión de tarifas de precios.
• Informes de compras y ventas

3. Tratamiento documental y generación de informes en tiempo real: Todavía hay organizaciones que trabajan su gestión de previsiones con Excel o no siguen una estrategia definida para su gestión de documentos internos y externos. Por otro lado, la carencia en el uso de herramientas de análisis en tiempo real dificulta la toma de decisiones estratégicas día a día. ¿Te sientes identificado con estas carencias?

4. Producción, inventario y gestión de almacenes: Se trata de recursos que permiten hacer un seguimiento de todo lo que sucede en fábrica y de todo lo que entra o sale de nuestro almacén. Es muy importante trabajar con una solución lo más adaptada a las particularidades de tu empresa, ya que optimizar la gestión de estas tareas redunda en una notable mejora de la rentabilidad de cada producto fabricado o servicio prestado. Algunos procesos aquí son:

• Control de almacén
• Gestión de stocks (reservado, pedido, stock mínimo, stock máximo).
• Control de costes
• Gestión de trazabilidad por lote

Esto te puede ayudar: Guía para encontrar el ERP que tu empresa necesita

5. Gestión de proyectos: Hacer un seguimiento de tus proyectos aporta la mejor información para mejorar los tiempos de desarrollo de los mismos y la atención al cliente.

6. Funcionalidades avanzadas para sectores concretos: Cada empresa y sector es un mundo. Tu fabricante de software ERP debe aportar respuestas tecnológicas a todas tus necesidades. En este sentido la principal ventaja de tu ERP ha de ser su flexibilidad y rápida integración de módulos o aplicaciones adicionales: TPV, gestión de proyectos, partes de trabajo, producción… Es importante que conozcas todos estos recursos y que su integración en el ERP no suponga largas  y costosas implantaciones.

¿Qué otras propiedades son imprescindibles para tu programa de gestión ERP hoy?

• Movilidad

¿Tu empresa todavía no se ha unido a la movilidad empresarial? La gestión de tu negocio hace tiempo que traspasó las paredes de tu oficina. Ahora tu ERP y sus principales aplicaciones viajan contigo allá donde las necesites. Los smartphones y las tablets ya son dos herramientas más de trabajo de tu equipo y no puedes dejar de aprovechar sus ventajas. Di adiós a los pesados catálogos en papel; agiliza la toma de decisiones mejorando la comunicación entre tus comerciales y fábrica o accede a tu herramienta sin Internet.. Tus clientes son tu mayor tesoro, y las soluciones de movilidad están pensadas para agilizar los procesos y mejorar la atención de cada proyecto. ¿Te lo vas a perder?

• Escalabilidad

Las empresas son mucho más dinámicas que hace unos años. La globalización y las nuevas tecnologías que apoyan la transformación digital reducen los tiempos de vida de muchos programas de software propietario. Trabajar con soluciones escalables como AHORA Freeware, hacen que tu ERP crezca al ritmo de tu empresa. Una ventaja competitiva, sobre todo pensando en empresas pequeñas que no pueden enfrentarse a continuas migraciones, costes de licencias o nuevas implantaciones.

• Flexibilidad

La implantación de un ERP puede llevar implícita una modificación de los procesos de trabajo ya existentes en una organización.  Esta reingeniería contribuirá a mejorar procesos e, incluso, permitirá eliminar aquellos que no sean rentables.

• Fácil y rápida integración

Apostar por soluciones integrales capaces de recoger toda la información en una única base de datos reduce la repetición de datos transaccionales y otros datos. Este concepto es muy interesante en organizaciones de mayor tamaño que trabajan con distintos programas: CRM, software de recursos humanos, software de calidad, BI, etc. Esto es lo que se conoce en el sector como ERP extendido o ERP II.

¿Te gustaría ponérselo fácil a tu equipo de sistemas? ¿Y a los distintos usuarios del software de gestión? Lo más interesante es trabajar con un único modelo de datos, es decir, con soluciones integrales. El hecho de trabajar con distintos programas puede provocar errores y pérdidas de información. Además, la integración de distintos programas en el sistema de información no es sencilla.

• Adaptación a las nuevas necesidades tecnológicas de la organización

Tu proveedor de ERP debe responder con agilidad y calidad a las nuevas necesidades en la gestión de procesos clave. Aspectos como la integración de un eCommerce o la implantación de soluciones que atiendan a las nuevas normativas legales son algunos ejemplos.

• La usabilidad y el apoyo formativo

Otro aspecto fundamental para tus empleados es que dispongan del mejor apoyo para sacar el máximo rendimiento a tu solución de gestión ERP. Un buen ERP ha de venir acompañado de un servicio de soporte cercano y comprometido con los objetivos de tu empresa. Además, la documentación, videos y jornadas formativas deben contribuir a reducir los costes de aprendizaje y las ineficacias post implantación. En todo momento debe primar la usabilidad frente al diseño. No olvides nunca este detalle.

El papel de los nuevos ERP en la industria 4.0: la transformación digital de las fábricas

Los programas ERP han abierto las puertas de las industrias para agilizar la producción, mejorar los mantenimientos y aprovechar las ventajas de la digitalización. Todo esto con la misión de monitorizar y gestionar los datos más críticos de los procesos productivos.

Aspectos como la integración de datos provenientes de sensores o máquinas, la implantación de sistemas SGA, o de gestión de mantenimientos industriales, van poco a poco ganando adeptos entre los órganos de gestión de estas compañías. Además, lo que antes eran desarrollos a medida para grandes empresas ha evolucionado hacia soluciones adaptadas a distintos sectores. Este es el caso de los programas ERP verticales.

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AHORA Freeware, con más de 25 años de experiencia en el mercado de los fabricantes de software, ha desarrollado recursos de gestión avanzada para distintos sectores industriales. Soluciones pensadas con un único objetivo: mejorar el conocimiento y la competitividad de las empresas en entornos cada vez más competitivos. Analizar y; procesar mejor la información y extraer conclusiones a través de la visualización y análisis de informes es un valor fundamental para las industrias.

¿Cómo se aborda las nuevas necesidades en la gestión de datos industriales?

Aquí es importante hablar de las redes M2M (comunicación máquina a máquina) que permiten un rápido procesamiento de datos máquina-servidor-aplicación. Así, estas redes trabajan con 4 elementos:

• Dispositivos: Elementos capaces de captar información sobre parámetros de interés a lo largo de todo el proceso productivo. La tendencia hoy en día es que aparezcan nuevos y más potentes wearables capaces de captar más y mejores datos.
• Pasarelas:  Herramientas que recogen información de varios dispositivos filtrando y modificandola en formatos estándares para su transmisión a los servidores.
• Servidores: Dispositivos encargados de almacenar los datos que recibe de la pasarela y presentarlos en las aplicaciones ERP finales.
• ERPs: Programa que da visibilidad a los datos, permite cruzarlos y analizarlos con un histórico para mejorar la toma de decisiones.

Conclusión

Las empresas no deben conformarse con soluciones de gestión que limiten su crecimiento y competitividad. Es importante adquirir el primer ERP, pero también es fundamental analizar si la solución de gestión actual extrae el máximo rendimiento a nuestras operaciones.

En definitiva, las soluciones ERP están cambiando la forma de trabajar en las empresas día a día. Y ya no solo encuentran su hábitat natural en la oficina, ahora se expanden a otros frentes. La industria 4.0 está impulsando la eficiencia de los negocios mediante la transformación y digitalización de sus operaciones. Así, los ERP tienen mucho que decir como herramientas de análisis capaces de dinamizar toda estrategia de mejora continua.

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