Qué es la gestión documental

En el entorno empresarial actual, donde la información fluye en múltiples formatos y a gran velocidad, disponer de un sistema de gestión documental eficaz no es una opción, sino una necesidad estratégica. La correcta organización, almacenamiento y control de documentos no solo mejora la eficiencia operativa, sino que garantiza el cumplimiento normativo, reduce errores y refuerza la seguridad de la información.

¿Qué se entiende por gestión documental?

La gestión documental es el conjunto de procesos y prácticas destinados a organizar, controlar, almacenar y recuperar documentos de forma eficaz dentro de una empresa u organización.

No se trata únicamente de digitalizar papeles o guardar archivos en la nube. Hablamos de un sistema estructurado que permite a las empresas mantener su documentación actualizada, accesible, segura y en cumplimiento con las normativas legales. Esto abarca tanto documentos físicos como digitales, y tiene como fin reducir la pérdida de información, mejorar el acceso a los datos y optimizar tiempos.

¿Cuál es la misión de la gestión documental?

El objetivo principal de la gestión documental es garantizar que la información fluya de manera controlada y útil dentro de la organización. Es decir:

• Asegurar que los documentos estén disponibles cuándo y dónde se necesiten.
• Evitar duplicidades o pérdida de datos.
• Mejorar la trazabilidad de cada documento y quién ha interactuado con él.
• Cumplir con la legislación vigente en cuanto a protección de datos y archivo de documentación.
• Optimizar los tiempos de búsqueda y validación de documentos.

En definitiva, se trata de transformar el caos documental en un sistema ordenado y eficiente, que apoye la toma de decisiones y reduzca costes operativos.

¿Cuáles son las etapas de la gestión documental?

Un sistema eficaz de gestión documental se compone de distintas etapas secuenciales, que permiten controlar todo el ciclo de vida de los documentos:

1. Captura o producción documental: Es el momento en que se crea, recibe o digitaliza un documento. Puede tratarse de un contrato, una factura, un expediente o un simple formulario. En esta etapa se define el tipo de documento y su tratamiento posterior.
2. Clasificación: Aquí se asigna al documento una categoría o metadato según su contenido, importancia o área funcional (ej. recursos humanos, contabilidad, legal). Esta clasificación es vital para una búsqueda eficaz.
3. Almacenamiento: Una vez clasificado, el documento se archiva en un sistema físico o digital, con garantías de acceso controlado y protección frente a pérdidas o modificaciones no autorizadas.
4. Consulta y distribución: En esta fase, el documento puede ser accedido o compartido por los usuarios que tengan los permisos correspondientes. Un buen sistema de gestión documental permite trazabilidad, registro de accesos y control de versiones.
5. Conservación o eliminación: Dependiendo del tipo de documento y su vigencia legal, se decide si debe ser conservado a largo plazo, archivado de forma histórica o eliminado de forma segura.

Estas etapas permiten a las empresas tener un control completo sobre su documentación, desde su creación hasta su eliminación, pasando por todo el proceso de uso activo.

¿Qué software puede ayudarte con la gestión documental?

Hoy en día, existen numerosas herramientas que facilitan la implantación de una gestión documental moderna y automatizada. En este contexto, las soluciones de AHORA destacan por su integración total con los procesos empresariales y su flexibilidad de uso.

• Sebastián - Portal del empleado: Este software de recursos humanos permite centralizar y gestionar toda la documentación vinculada a los empleados: contratos, nóminas, certificados, solicitudes, etc. Es una forma eficiente de tener un archivo digital actualizado y con acceso controlado por cada trabajador o departamento.
• AHORA Sign: La solución perfecta para la firma electrónica de documentos, lo que elimina la necesidad de imprimir, firmar a mano y escanear. Con esta firma digital para empresas se mejora la trazabilidad de los documentos firmados, se garantiza su validez legal y se reduce significativamente el tiempo en gestiones burocráticas.

Ambas soluciones están desarrolladas sobre tecnología Flexygo, lo que les otorga una gran capacidad de personalización y conectividad con otros sistemas ya existentes en la empresa.

Beneficios clave de una buena gestión documental

Implementar un sistema sólido de gestión documental impacta directamente en múltiples áreas de la empresa:

• Ahorro de tiempo: localización rápida de documentos sin búsquedas interminables.
• Mejora en la seguridad: control de accesos, encriptación y copias de seguridad automáticas.
• Reducción de costes: menos papel, menos impresiones, menos errores.
• Cumplimiento legal: cumplimiento del RGPD, auditorías más sencillas, control documental legalizado.
• Acceso remoto: documentos disponibles desde cualquier lugar, ideal para trabajo híbrido o remoto.

¿Por qué es clave para organizar y proteger la información en tu empresa?

Porque la información es uno de los activos más importantes. Sin una buena gestión documental, la empresa pierde eficiencia, incrementa riesgos legales y se expone a errores innecesarios. Al implementar un sistema automatizado y conectado como el que ofrecen herramientas como Sebastian o AHORA Sign, no solo se gana en orden, sino también en capacidad de respuesta, productividad y cumplimiento normativo.

David Miralpeix

Socio fundador y CEO de AHORA

David Miralpeix es uno de los socios fundadores de AHORA. Lleva más de 33 años liderando el desarrollo de software para empresas de sectores tan dispares como Banca, Seguridad, Gabinetes jurídicos legales, Fabricación, Producción, Distribución, Servicios, Promoción, Calidad o Comercialización Inmobiliaria.